职场智囊 Career

Post Views: 46,979 你是否经常需要在短时间内完成手上的工作？那么，你就必须要有很高的工作效率，通过更精明的方法处理这些待办的事情。如果你能安排好工作计划，充分利用你的工作时间，那么你就可以尽情享受每天在办公室里的8个小时了。现在就随《大橙报》一起来看看如何能确保你在限定的时间内完成所有该处理的工作。 1.列出工作清单 首先你必须列出一个工作清单。每天工作开始时都必须做一个列表，不管清单上有5样或50样，都必须把它们列出来以避免重叠。同时，将比较繁杂的工作细分。譬如这个星期你必须完成报告，就把它写在清单上，如：1.完成开端，2.列出小题，3.完成两个小题，及以此类推。 此清单将是你一天的工作计划。如果你有重要的工作必须完成，你也可放在首位。如果发送传真只需数分钟，你可以越过已列出的工作。然后你可以继续解决和回复该回的电邮，一步一步完成工作。 2.每次只专注在一项工作上 针对一些多方面的工作，你不一定要在同一个时间完成。其实只专注在一项工作上，可以帮助你更快地完成工作和开始下一项。你必须练习这项能力，因为如果你在同一时间做多项工作，只会造成注意力分散、事半工倍，工作杂乱。 在你的工作清单上，最重要的放在第一位。先专注完成它，才转到下一项，这样你将会发现工作效率提升了。如果你担心会花太多时间在一项工作上，那就给自己一个时限。告诉自己必须在两个小时内完成手上工作，然后在转换新的工作时小休片刻。如果上个工作未能完成，就先搁置，在有限的时间内尽快完成下一项工作，然后在当天或隔天再做回前一项工作。有时候在转换工作时，我们的大脑需要充分休息。但像这样在时限下只专注在一项工作将有助于提升工作效率。 3.学会在忙碌时说“不（No）” 当你正忙于手头的工作时，突然上司要求你去做一些不太重要的事情，或者同事找你帮忙处理一些文件，如果放下手头的工作，那么思绪就被打乱，有可能要重新再来，工作效率显然就会转慢。这时的你要学会巧妙地说“不（No）”，否则整天纠缠于帮别人处理事情当中，非但自己的工作完成不了，还有可能出力不讨好。 4.拥有足够的工作空间 不管你是在办公室或家里工作，都必须确保有充足的空间。如果是在办公室，就必须要有固定的房间或桌面。在家工作，即使是角落间的一张桌子会比在饭桌或大厅工作有效率。拥有了固定的工作地方，就必须确保有完整的工具，如一架手提电脑、文具、缝纫机、搅拌机、画家的画架等等。 所有需要的东西都必须确保完整和容易获取。如果你是背着手提电脑在外工作，每次工作都需要找地方连接，这样就会浪费很多时间，所以必须要有空间和专用的连接供你的手提电脑或搅拌机或缝纫机。这样每次你要工作时，只需开启一个按钮即可。 同样的如果你是一位T-恤印花布设计师，你一定会在你工作的地方储存印花色料。或者你是一位烘培师，也必须要有整齐配备的厨房，以供你工作时的方便。 5.设立旧档案中心系统 从以往的工作计划学习整理文件架构，过于杂乱的文件将会影响你的工作效率，尤其当你要从三个旧档案中找寻现时需要的档案资料。假如有关文件需要保留记录，就应该存入公司的档案。如果你的工作地方没有这样的档案记录，那么就向你的老板建议设立一个档案中心系统，存入所有旧的计划，让每位同事都可以从这里查询旧资料。假如你是在家里工作，就必须确定你拥有足够的书橱储存文件夹。而你的桌上只能放一份现在正进行的计划书即可。 6.文件记录与分类 不管处理任何工作，一定会使用很多的文件或纸张。因此，你必须养成习惯将文件或有用到的纸张整理好存入一个文件夹内。至于一般的文件可以收在分配架和直接分类，在电脑内的文件则可存入相关的文件夹，需要时立即就可以取出来用。 这些分配好的档案，在你下次需要寻找相关的资料时，节省时间。例子，你把采购订单直接根据文件名字储存，如果下次你的客户打电话来查询时，你就不必浪费时间到处寻找，因为你已经知道它们正确的地方了。 7.每天结束工作后，必须整理好桌面 如果你在工作时，或进行一项研究时，需要很多的参考资料，导致你的桌面或工作地方很杂乱，没关系。但重点是每天在结束工作后，必须整理好所有的东西，把杂乱的纸张堆放好和整理桌面，为隔天的工作做好准备，因为有了整齐的工作地方我们很快就可以投入工作。而不是在隔天的早上当大脑清醒时，才来整理桌面和浪费时间在清理垃圾。 从今天开始，不妨试试以上7种方法，一个星期后再检视你的工作效率，看看是不是真的有所提升，你可能会发现自己更享受工作上的乐趣了。

Post Views: 53,439 “工作量越来越多，一直没办法做好时间管理……” “太多琐碎事物，经常丢三忘四。”“大量阅读资讯、拼命收集题材，却不擅长整理思绪，什么创意点子都想不出来。”你是不是也有这类烦恼呢？《大橙报》告诉你，解决方法很简单，只需要便利贴和笔。 小小一张便利贴，就能把乱七八糟的思绪整理得井然有序？没错，你需要的工具只是：便利贴和一支笔，就能把脑袋里杂乱无章的思绪整理好，包括目标、时间、工作，都能轻松管理。有些上班族，明明很优秀，却一直无法获得预期成果，问题往往出在没有完整具备这5 项技巧：整理头脑的能力、管理时间的能力、解决问题的能力、达成目标的能力和激发创意的能力。想在工作上获得杰出业绩，不妨记住这3个步骤：写→贴→排，就能培养或加强这5 项技巧。 Step 1一张便利贴，写下一件想到的事情从今天开始，随身携带便利贴和笔。把脑海中浮现的想法，全都写在便利贴上。其原则是：每张便利贴，只写一件事。例如：去银行处理房屋贷款、补寄文件给客户、更新护照……各别写在一张便利贴上。 此外，一有任何想法就立刻写下来是另一个诀窍。等到事后才写，或许再也想不起灵光一闪的创意。搞不好，一不小心就忘了该做的事。 因为人类的大脑构造本来就没办法一次记太多重要的事，据知，很了不起的记性也只是记得90%。所以，只要一想到什么就尽量写下来，之后就能放心地忘掉。忘掉后，大脑才有多余的空间去挖掘、思考新的事物。 Step 2分类排列将便利贴进行各式各样的修改，以5W2H（When何时、Where何地、Who何人、What何事、Why为何、How如何、How much多少）的概念为准，尽可能写得简单明了。接着，将写好的便利贴依照规则排列，加以分类，贴在记事本上。例如分成最基本的3类： 1.TO DO（待办事项/短期内该做的事） 2.计划（预计的行动、活动） 3.创意（想到的灵感、点子） 刚开始，在一日之初、一周之初或是一月之初来整理这些便利贴。习惯后，这些分类作业就能利用工作之余的零碎时间来做。 只要能做到“分成三类”，就能完成工作中非常重要，但大部分人又办不到的一些事。换言之，“分成三类”后，就能订出工作的优先顺序、规划企划案、执行日的计划等，让工作渐渐地 “架构化”、“自动化”。 Step 3把完成的便利贴撕掉、重贴 便利贴上写的内容执行完毕，就可以撕掉，代表完成一项任务，而且撕去便利贴时，都会有一种小小的成就感。 用便利贴书写、贴上、撕下，然后重复，光是这几个步骤，就能轻轻松松管理时间和工作，你也很快成为有能力、有效率的人。 欲了解更多，请参阅《大橙报》（BIG ORANGE）电子报www.bigorangemedia.com

Post Views: 53,291 你与办公桌的关系和你与床的关系一样亲密，每天对着它8小时，加班时甚至超过。但你是不是无法捉摸这个“亲密伙伴”？经常在紧张关头，在一堆凌乱的文件资料中焦急地寻找你要的东西，却怎么也找不到？过了一阵子，它们却会莫名其妙地跑出来？ 有数据显示：日本人平均一天花20分钟找文件。这对讲求效率的日本人而言，是一种奢侈，因而研究出各式各样的收纳法则，不但有助于轻松整理好办公室，更能大大地节省时间，提高工作效率。新一年来临，为房子大扫除，也别忘了你的办公桌哦！《大橙报》教你运用逻辑的收纳法，让你的思绪与重要讯息，归纳到一个个有迹可寻的地方。与其每天花20分钟“淹没”在纸海中，不如把时间用在叹杯咖啡更快乐？ 步骤 01   分类归纳把文件、物品分类归纳得宜，方能让你得心应手。这步骤的重点在于弄清楚你的工作性质和对象，找出符合工作需求的分类方式来归纳。譬如：以产品种类区分，分别装进一个大的资料夹，在每个资料夹里再细分，如分成公关、活动、记者会、展览，分别用L型透明夹收好，做好标签，再汇整收到产品资料夹中，这样就能一目了然。也可以依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。分类后，最好利用有索引内页的文件分类套来收纳，更便于寻找。另外，每份文件有不同版本，建议每次更新都注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。小贴士：分类要分到多细呢？可别分上瘾哦！复杂的分类系统反而不利于寻找。过于复杂的分类，在一段时间后你可能忘记分类的逻辑，又会发生找不到文件的情况。再次感到挫折，你不会再好好归纳文件，这就错失分类归纳的好处了。 步骤 02   收纳就定位整理出适合自己的分类系统后，要做好标签，然后进行收纳就定位。标签的制作除了一般的标签纸外，还可以选择彩色标签纸，或是利用有趣的方式来标明。以裁缝师为例，由于工作上会用到许多针线工具、剪刀、色笔，可把每一种物件贴在抽屉外代替标签，这样不仅一目了然，更能突显收纳的乐趣与工作的特色。而收纳的工具有很多种，依需求来添购。如果是往返文件，可以利用双层的文件匣来区分In和Out，也就是待处理和已处理。这类文件匣的设计都可以堆叠或拆除，增加运用的伸缩性。而成类的文件，可以运用活页资料夹、L型透明夹、杂志盒等来收纳，或是利用吊挂式文件夹放置在袖柜的最下层。收纳的工具准备好了，记得为它们找个栖身之处哦！放置的位置最好依自己的使用习惯和频率来规划。小贴士：将所有文件、书籍、物品收纳后，马上定位。愈常用的东西，放在离桌面愈近的地方，方便随手取得。电话、键盘、笔、纸张最好按照自己的使用习惯来就定位，方便接电话时找纸笔记录，以免手忙脚乱浪费时间，又显得不够专业。 步骤 03  持之以恆，永保整齐 做好分类，添购了收纳工具，把资料就定位后，还要能持之以恒才算成功。如果能保持随时将文件分类好、就定位当然是最好，但这可能会非常花时间。建议依自己的便利，选择每天或每星期整理一次，使每个阶段的调整分类及收纳方式，永远保持在最佳状态。小贴士：华人最容易舍不得、丢不掉，常常会累积一些无用的东西。不需要的东西要舍得丢。收纳达人茱莉摩根斯坦在《收纳其实很容易》一书中，提出“80/20比例法则”。如果你一时之间，找不出那重要的20％文件物品，可以利用小红点标签来帮助你。在一个月内，只要你查询过的文件，或使用过的物品，甚至是你喜欢的小玩意儿，都贴上小红标签。同时，也记录你所找不到的东西。一个月后，你就知道哪些是你真正需要的东西，赶快清出位子来摆放它们，那些没有贴上红点小标签的，一是打入冷宫，封好储存；二是狠下心，干净利落地丢掉。 欲了解更多，请参阅《大橙报》（BIG ORANGE）电子报www.bigorangemedia.com

Post Views: 53,283 一早来到办公室，在走廊上跟同事点头说早安，对方却视若无睹。向人打招呼，换来悄无声息的没反应，难免会想：“这个人是不是对我有意见？”穿了一件新裙子上班，同事多瞄几眼，马上觉得：“是不是衣服不衬我？是不是领口太低了？”当你做出这类推测，往往是以对方行为怀有另意为前提。而事实上，对方的言行是否真的出于故意，你常常无法确定。如果类似的情况过多，说明你陷入一种不健康的心理——过分敏感。过分敏感类型的人，比较自卑，缺乏基本的安全感，以致形成一种难以打破的偏执思维方式。看似怀疑别人针对自己，其实是自己跟自己过不去，对自己有所怀疑，生怕别人看到你的不足。因此，一看到别人说话，就怀疑是不是在说你的坏话？揭你的“丑”？要消除这样的心理，首先必须意识到：一个人偶尔的眼光里存在许多可能，不一定是说你、未必是看你；即使是看你，也可能无心，也可能是欣赏你。要为自己树立一个正确的认知：不要老是活在别人的眼光里。工作中需要理智，更需要冷静，世上有很多事，不全是要往坏处去想，也并非所有人都是坏的。不妨回想一下自己的职场经历，有多少是别人专门和你作对呢？许多事情往往是因为自己没把事情想全面，或是因为自己知识浅薄、见识少，没有考虑到 事情的复杂性和困难性而造成的。要克服过分敏感的心理，最好是培养“钝感力”，这词是日本著名作家渡边淳一在《钝感力》一书中提出的。那“钝感力”有什么好处呢？提及钝感，浮出脑海的字眼有：木讷、憨厚、忍让、反应慢……这似乎与职场所需的条件格格不入。但细心一想，就会发现，钝感力包含了职场人所渴求的品质。渡边淳一所说的“钝感力”，直译为“迟钝的力量”，即从容面对生活中的挫折和伤痛，坚定地朝着自己的方向前进，它是“赢得美好生活的手段和智慧”。由于生活节奏的加快，过于敏感往往容易受到伤害。而“钝感力”，是一种对周遭事务不过于敏感的能力、一种不让自己遭受伤害的良好心态，这才不会轻易烦恼、气馁，亦能够 “四两拨千斤” 以静制动。相对于敏感，钝感宛若大智若愚的生存智慧，拥有大智若愚的超拔和涵养。如果说敏感力是一种外在的洞察力，钝感力则是一种内在的坚持力、一种更持久的耐力与爆发力、一种面对困境的淡定从容。相比起激进、张扬、刚硬，钝感所蕴含的钝拙、低调、缓慢似乎更容易在竞争激烈和高速迭代的节奏中胜出。取得成功的人士，其内心深处或多或少隐藏着绝妙的钝感力。在人际关系方面，钝感力扮演着重要角色。受到上司批评，同事之间意见不合、产生矛盾的时候，钝感的从容淡泊，会让你宠辱不惊，换以积极开朗地应对，这亦是钝感力的崇高境界。

Post Views: 53,218 第一坎：“青黄不接”阶段工作1-3年是职业生涯最“青黄不接”的阶段：你既不像毕业生那么“单纯”，又不像有四五年资历的那样能“独当一面”，正处于“一瓶不满，半瓶晃荡”的状态，那么这时候你如果跳槽找工作，其难度可想而知。这个阶段的主要疑问是：“我是谁？”“我能做什么？”迷茫的主要原因是缺乏自信和社会经验。这段时间最好不要轻易跳槽，相反，如果这段时间你较为“安静”，你往往能够积累到你一生中第一次“从学习迈向工作”时段内宝贵的工作技能和坦然的就业心态，许多人“爱跳槽”的毛病往往都是从这个阶段“稳不住窝”开始养成的。 第二坎：“职业塑造”阶段工作3-5年后，你就会逐渐步入“职业塑造”阶段，逐渐熟悉公司文化，了解公司内情，建立初步的人际关系网，经过一段时期后，你的“职业性格特点”就暴露出来了：哪些是你特长的地方，而哪些又是你不足的地方，于是你开始进入“职业塑造”阶段，对职业方向进行合理调整和矫正。那么，怎样来进行“合理的调整与矫正”呢？不妨在你工作的相关领域先适当地改换一下工作方式，比如在同一个公司内部的不同部门适当进行换岗，这样不仅能开拓视野，增添新鲜感，还能测试出你究竟最适合做什么工种。如果发现你的性格和特长与现有工作偏差太大，那么一定要当机立断马上改行，这时候千万不要贪恋现有工作薪水有多高，环境有多好。 第三坎：“职业锁定”阶段工作5-10年，随着你对自身优劣势及性格特点的日渐清晰和不断的实践锻炼，你渐渐由“职业塑造阶段”走向了“职业锁定阶段”，开始认定“你是干哪行的料子”。在这个阶段，有的人积累了比较丰富的经验，承担起工作的责任，发挥并发展自己的能力，为提升或进入其它职业领域打基础；有的人会产生新的疑问：“为什么这么多年来我一事无成？”“理想和现实不相符，我是不是需要重新选择？”迷茫的主要原因和个人的发展目标与公司提供的机会和职业通路不一致。这时候又该怎么办呢？你如果依然愿意尝试这份工作，就应该首先端正态度，决不能整天愤世嫉俗、怨天尤人，而应该投入战斗，在战斗中快速磨练和积极探索，不断修正下一步的工作流程和发展方向。 即便是已经暂时“锁定”了你的职业种类，也千万不要每天得过且过地混日子。相反还要更加勤奋地不断寻求自我突破，逼迫自己不断跨越新的高度。 第四坎：“事业开拓”阶段工作10—15年，你的“职业”将成为终身的“事业”，意味着你开始从前期“职业阶段”中的技能、经验及资金积累走向人生事业的开拓历程。可能你在这个阶段仍然保持着原来的“职业”状态，仍然是每天在为“老板的事业”而奔波，但年龄和阅历已经将你推向了事业发展的起跑线。并且你跑也得跑，不跑也得跑，你要为自己而跑，你的家庭开始逼迫你为他们着想，你的事业心和成就感都决定了你要开始考虑自我了。这个阶段可能你会遇到的主要疑问是：“接下去的岁月，应该做些什么？”人到中年，很多人在机会面前不敢贸然决定，因为从心理上理解了人生的有限，而自己也开始重新衡量事业和家庭生活的价值。在大约35岁到45岁之间，会发生职业生涯危机。 第五坎：“事业平稳”阶段工作15年以后，你已经步入“不惑之年”，前期“职业阶段”和“事业开拓阶段”已经为你留下了许多积淀。在这个阶段，你所需要的是如何使你的事业能够在平稳的过程中持续上升。这期间你还要不断地去观察市场、了解市场，不能有丝毫的松懈，所以你可能会感觉很累、很辛苦，不过你见的多了，承受压力的能力也增大了很多，于是你也就能游刃有余了。你曾经的一切豪言壮语和海誓山盟在这个阶段变为现实，你被推上了事业的巅峰，不过这一切美妙结果的前提就是你先要在前面的几个阶段表现都很努力，也很用心，这就是“世间自有公道，付出定有回报”的道理。 欲了解更多，请参阅《大橙报》（BIG ORANGE）电子报www.bigorangemedia.com