你是否经常需要在短时间内完成手上的工作？那么，你就必须要有很高的工作效率，通过更精明的方法处理这些待办的事情。如果你能安排好工作计划，充分利用你的工作时间，那么你就可以尽情享受每天在办公室里的8个小时了。现在就随《大橙报》一起来看看如何能确保你在限定的时间内完成所有该处理的工作。
1.列出工作清单
首先你必须列出一个工作清单。每天工作开始时都必须做一个列表，不管清单上有5样或50样，都必须把它们列出来以避免重叠。同时，将比较繁杂的工作细分。譬如这个星期你必须完成报告，就把它写在清单上，如：1.完成开端，2.列出小题，3.完成两个小题，及以此类推。
此清单将是你一天的工作计划。如果你有重要的工作必须完成，你也可放在首位。如果发送传真只需数分钟，你可以越过已列出的工作。然后你可以继续解决和回复该回的电邮，一步一步完成工作。
2.每次只专注在一项工作上
针对一些多方面的工作，你不一定要在同一个时间完成。其实只专注在一项工作上，可以帮助你更快地完成工作和开始下一项。你必须练习这项能力，因为如果你在同一时间做多项工作，只会造成注意力分散、事半工倍，工作杂乱。
在你的工作清单上，最重要的放在第一位。先专注完成它，才转到下一项，这样你将会发现工作效率提升了。如果你担心会花太多时间在一项工作上，那就给自己一个时限。告诉自己必须在两个小时内完成手上工作，然后在转换新的工作时小休片刻。如果上个工作未能完成，就先搁置，在有限的时间内尽快完成下一项工作，然后在当天或隔天再做回前一项工作。有时候在转换工作时，我们的大脑需要充分休息。但像这样在时限下只专注在一项工作将有助于提升工作效率。
3.学会在忙碌时说“不（No）”
当你正忙于手头的工作时，突然上司要求你去做一些不太重要的事情，或者同事找你帮忙处理一些文件，如果放下手头的工作，那么思绪就被打乱，有可能要重新再来，工作效率显然就会转慢。这时的你要学会巧妙地说“不（No）”，否则整天纠缠于帮别人处理事情当中，非但自己的工作完成不了，还有可能出力不讨好。
4.拥有足够的工作空间
不管你是在办公室或家里工作，都必须确保有充足的空间。如果是在办公室，就必须要有固定的房间或桌面。在家工作，即使是角落间的一张桌子会比在饭桌或大厅工作有效率。拥有了固定的工作地方，就必须确保有完整的工具，如一架手提电脑、文具、缝纫机、搅拌机、画家的画架等等。
所有需要的东西都必须确保完整和容易获取。如果你是背着手提电脑在外工作，每次工作都需要找地方连接，这样就会浪费很多时间，所以必须要有空间和专用的连接供你的手提电脑或搅拌机或缝纫机。这样每次你要工作时，只需开启一个按钮即可。
同样的如果你是一位T-恤印花布设计师，你一定会在你工作的地方储存印花色料。或者你是一位烘培师，也必须要有整齐配备的厨房，以供你工作时的方便。
5.设立旧档案中心系统
从以往的工作计划学习整理文件架构，过于杂乱的文件将会影响你的工作效率，尤其当你要从三个旧档案中找寻现时需要的档案资料。假如有关文件需要保留记录，就应该存入公司的档案。如果你的工作地方没有这样的档案记录，那么就向你的老板建议设立一个档案中心系统，存入所有旧的计划，让每位同事都可以从这里查询旧资料。假如你是在家里工作，就必须确定你拥有足够的书橱储存文件夹。而你的桌上只能放一份现在正进行的计划书即可。
6.文件记录与分类
不管处理任何工作，一定会使用很多的文件或纸张。因此，你必须养成习惯将文件或有用到的纸张整理好存入一个文件夹内。至于一般的文件可以收在分配架和直接分类，在电脑内的文件则可存入相关的文件夹，需要时立即就可以取出来用。
这些分配好的档案，在你下次需要寻找相关的资料时，节省时间。例子，你把采购订单直接根据文件名字储存，如果下次你的客户打电话来查询时，你就不必浪费时间到处寻找，因为你已经知道它们正确的地方了。
7.每天结束工作后，必须整理好桌面
如果你在工作时，或进行一项研究时，需要很多的参考资料，导致你的桌面或工作地方很杂乱，没关系。但重点是每天在结束工作后，必须整理好所有的东西，把杂乱的纸张堆放好和整理桌面，为隔天的工作做好准备，因为有了整齐的工作地方我们很快就可以投入工作。而不是在隔天的早上当大脑清醒时，才来整理桌面和浪费时间在清理垃圾。
从今天开始，不妨试试以上7种方法，一个星期后再检视你的工作效率，看看是不是真的有所提升，你可能会发现自己更享受工作上的乐趣了。
