你与办公桌的关系和你与床的关系一样亲密，每天对着它8小时，加班时甚至超过。但你是不是无法捉摸这个“亲密伙伴”？经常在紧张关头，在一堆凌乱的文件资料中焦急地寻找你要的东西，却怎么也找不到？过了一阵子，它们却会莫名其妙地跑出来？
有数据显示：日本人平均一天花20分钟找文件。这对讲求效率的日本人而言，是一种奢侈，因而研究出各式各样的收纳法则，不但有助于轻松整理好办公室，更能大大地节省时间，提高工作效率。
新一年来临，为房子大扫除，也别忘了你的办公桌哦！《大橙报》教你运用逻辑的收纳法，让你的思绪与重要讯息，归纳到一个个有迹可寻的地方。与其每天花20分钟“淹没”在纸海中，不如把时间用在叹杯咖啡更快乐？
步骤 01 分类归纳
把文件、物品分类归纳得宜，方能让你得心应手。这步骤的重点在于弄清楚你的工作性质和对象，找出符合工作需求的分类方式来归纳。
譬如：以产品种类区分，分别装进一个大的资料夹，在每个资料夹里再细分，如分成公关、活动、记者会、展览，分别用L型透明夹收好，做好标签，再汇整收到产品资料夹中，这样就能一目了然。
也可以依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。分类后，最好利用有索引内页的文件分类套来收纳，更便于寻找。
另外，每份文件有不同版本，建议每次更新都注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件，如果要追溯之前的内容或是否修订有误，也可轻易找到。
小贴士：分类要分到多细呢？可别分上瘾哦！复杂的分类系统反而不利于寻找。过于复杂的分类，在一段时间后你可能忘记分类的逻辑，又会发生找不到文件的情况。再次感到挫折，你不会再好好归纳文件，这就错失分类归纳的好处了。
步骤 02 收纳就定位
整理出适合自己的分类系统后，要做好标签，然后进行收纳就定位。
标签的制作除了一般的标签纸外，还可以选择彩色标签纸，或是利用有趣的方式来标明。以裁缝师为例，由于工作上会用到许多针线工具、剪刀、色笔，可把每一种物件贴在抽屉外代替标签，这样不仅一目了然，更能突显收纳的乐趣与工作的特色。
而收纳的工具有很多种，依需求来添购。如果是往返文件，可以利用双层的文件匣来区分In和Out，也就是待处理和已处理。这类文件匣的设计都可以堆叠或拆除，增加运用的伸缩性。而成类的文件，可以运用活页资料夹、L型透明夹、杂志盒等来收纳，或是利用吊挂式文件夹放置在袖柜的最下层。
收纳的工具准备好了，记得为它们找个栖身之处哦！放置的位置最好依自己的使用习惯和频率来规划。
小贴士：将所有文件、书籍、物品收纳后，马上定位。愈常用的东西，放在离桌面愈近的地方，方便随手取得。电话、键盘、笔、纸张最好按照自己的使用习惯来就定位，方便接电话时找纸笔记录，以免手忙脚乱浪费时间，又显得不够专业。
步骤 03 持之以恆，永保整齐
做好分类，添购了收纳工具，把资料就定位后，还要能持之以恒才算成功。如果能保持随时将文件分类好、就定位当然是最好，但这可能会非常花时间。建议依自己的便利，选择每天或每星期整理一次，使每个阶段的调整分类及收纳方式，永远保持在最佳状态。
小贴士：华人最容易舍不得、丢不掉，常常会累积一些无用的东西。不需要的东西要舍得丢。收纳达人茱莉摩根斯坦在《收纳其实很容易》一书中，提出“80/20比例法则”。
如果你一时之间，找不出那重要的20％文件物品，可以利用小红点标签来帮助你。在一个月内，只要你查询过的文件，或使用过的物品，甚至是你喜欢的小玩意儿，都贴上小红标签。同时，也记录你所找不到的东西。一个月后，你就知道哪些是你真正需要的东西，赶快清出位子来摆放它们，那些没有贴上红点小标签的，一是打入冷宫，封好储存；二是狠下心，干净利落地丢掉。
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